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K#13 Comment piloter l’association qui organise le rêve des enfants malades

Portrait d'Olivier Bererd, Directeur de l'association Rêves et mentions du titre de l'épisode 13

Olivier BERERD est Directeur depuis 12 ans de l’Association Rêves, reconnue d’utilité publique et d’intérêt général. L’association réalise le rêve des enfants très gravement malades. Olivier s’appuie sur une équipe de 800 bénévoles et 8 salariés·es. Ensemble, ils ont réalisé le rêve de 365 enfants en 2018. Depuis 25 ans, l’association a réalisé le rêve de 6 000 enfants.

Dans cet épisode, Olivier partage son retour d’expérience détaillé, ses astuces et ses outils pour piloter l’association.

Dans cet épisode, vous découvrirez :

  • Comment l’équipe permanente est organisée et les techniques de management d’Olivier,
  • Comment la Gouvernance de l’association est structurée,
  • Quel est le modèle économique de Rêves,
  • Comment l’association a décroché les reconnaissances d’Intérêt général et d’Utilité publique,
  • Quels sont les indicateurs du tableau de bord, les outils et méthodes de pilotage d’Olivier
  • Quel est l’évènement signature de l’association.

Les Chiffres clés de l’association

  • L’Association a 25 ans.
  • Elle a déjà organisé le rêve de 6 000 enfants.
  • En 2018, elle a organisé le rêve de 365 enfants.
  • 1 équipe de 800 bénévoles et 8 salariés·es.
  • 1 Association reconnue d’intérêt public et d’intérêt général.

La Fiche d’identité de l’association Rêves

Rêves est une association nationale à but non lucratif, reconnue d’utilité publique et d’intérêt général. Depuis sa création en 1994, elle a pour mission d’exaucer le rêve des enfants et adolescents très gravement malades.

L’association Rêves est présente sur le territoire français avec 31 délégations départementales qui œuvrent sur le terrain aux côtés des familles, des partenaires et des hôpitaux. Elle collabore avec une soixantaine d’établissements de santé qui lui transmettent les demandes de rêves des enfants.

Comment est composée l’équipe permanente ?

  • 3 personnes chargées de l’organisation des rêves : elles sont en contact au quotidien avec les hôpitaux et les familles. Leur mission est d’organiser logistiquement le rêve.
  • 1 personne qui s’occupe essentiellement de la communication (site internet, réseaux sociaux, supports…).
  • 1 personne chargée du mécénat auprès des entreprises.
  • 1 personne chargée des relations avec les donateurs, qui organise des manifestations pour l’association.
  • 1 personne chargée plus particulièrement de la comptabilité et des relations avec les donateurs.
  • Olivier, Directeur : qui s’occupe des projet, du développement, de la vie associative : les Bureaux, le CA, l’AG, le management de l’équipe, l’aspect financier et comptable, relation avec les 31 délégations.

Comment est structurée la Gouvernance de l’association ?

L’Assemblée Générale

  • L’AG est composée des 800 adhérents, et ce depuis la Reconnaissance d’Utilité Publique.
  • Il y a 1 AG par an, très classique, avec toute la partie statutaire, les comptes etc.
  • L’AG se concentre sur une demi-journée, en fin de semaine.
  • Le week-end qui suit est mis à profit pour rencontrer les délégués·es, qui sont tous adhérents·es, donc bénévoles. Ils·elles sont chargés d’animer la mission de l’association sur leur département.

Le Conseil d’Administration

  • Il est composé de 18 Administrateurs·rices.
  • Le renouvellement se fait par tiers tous les 2 ans.
  • C’est un mandat de 6 ans.
  • Pas de collèges d’adhérent.

Le Bureau

  • Le Bureau est composé du tiers des membres, c’est-à-dire de 6 Administrateurs·rices.
  • 1 Présidente, 2 Vice-présidents·es, 1 Secrétaire, 1 Trésorier, 1 Trésorier adjoint.
  • C’est un collège unique. Il peut y avoir des membres d’honneurs mais ce n’est pas le cas actuellement. La Présidente de l’association est la dernière adhérente des membres fondateurs.
  • Tous les adhérents·es sont des particuliers. Les classes d’âges sont assez bien représentées de 18 à 80 ans. Avec en particulier des personnes entre 40 et 60 ans.
  • C’est un objectif d’avoir plus d’adhérents·es.
  • L’association a fait le choix d’une cotisation faible : 26 € par an.
  • Le bénévolat des membres représente 10 équivalents temps plein (ETP). Cette donnée est valorisée dans le rapport annuel et le bilan comptable. C’est une forme de reconnaissance.

Les réunions régionales

  • Mission assurée par 3 Administrateurs·rices qui animent les délégations
  • Organisées 1 fois par an depuis deux ans
  • 1 réunion d’une journée avec 5/7 délégations pour animer le réseau et le renforcer. Le but est d’échanger sur l’association, de créer du lien, d’avoir les bonnes idées etc….
  • L’objectif pour 2020 serait que l’équipe permanente participe aussi à ces réunions.
  • C’est un point de vigilance pour le DG et la Présidente, qu’il y ait une très bonne collaboration entre salariés·es et bénévoles.
  • Le travail se fait beaucoup à distance mais cela à ses limites. Pour les dépasser, il faut que les personnes se connaissent et travaillent ensemble. Que chacun sache ce que fait l’autre et se mettre d’accord sur des zones communes de responsabilités. C’est ce qui manque aujourd’hui. Et l’association a décidé de mettre un peu plus de budget pour permettre ces rencontres-là. C’est aussi pour garder de l’humain dans l’association : ce n’est pas que des process et des e-mails. Ce sont aussi des personnes.
  • C’est un véritable souhait que celui de développer le relationnel.

Quel est le modèle économique de l’association ?

  • Les dons privés de personnes, d’entreprises et de manifestations
  • Les manifestations : via les clubs services, avec le soutien des étudiants·es, via les manifestations pour recueillir des dons. Aujourd’hui les dons des particuliers ont diminué. Les dons des entreprises augmentent.
  • Legs et les donations qui représentent 30%. L’association s’est investie davantage dans la communication sur les legs et donations. Un audit est actuellement en cours concernant les donateurs particuliers.
  • Les subventions publiques représentent 2% des ressources.

Le soutien d’une agence de communication

  • L’association est aujourd’hui accompagnée par une agence de communication. Elle a été longtemps sans agence mais Olivier explique que l’équipe était trop centrée sur elle-même.
  • Olivier demande à l’agence d’apporter un éclairage sur la communication mais aussi sur la façon dont on la met en œuvre, dont on la suit pour être plus efficace. C’est un éclairage et un point de vue plus global sur la Gouvernance et la façon dont fonctionne l’association.

Les dons des entreprises et particuliers

  • Concernant les dons des entreprises, jusqu’en 2018, Olivier s’en occupait. Mais il ne pouvait pas être à temps plein. Décision de recruter une personne à temps plein pour répondre aux demandes, accueillir les propositions et monter les opérations. Une personne chargée aussi de démarcher, de fidéliser les entreprises effectuant des dons et d’en trouver de nouvelles.
  • Les bénévoles des différentes délégations comptent beaucoup sur le siège pour les aider. Les bénévoles n’ont pas toujours une appétence pour démarcher les entreprises. L’idée c’est de bénéficier de la force du réseau pour initier un premier contact, puis le siège prend le relai afin de construire un partenariat.
  • Ce sont plutôt des évènements organisés en local en fonction des entreprises et des personnes qui pilotent la délégation.

Les Legs et donations

  • C’est un investissement surtout en termes de communication.
  • Acheter des espaces de publicité dans les guides spécialisés (2 ou 3 en France), qui sont chez les notaires. Cela coûte environ 2000 € par an.

« Plus on investit en termes de communication, plus on a des retours. »

  • Le test est l’investissement dans des supports grand public.
  • L’association demande aussi aux adhérents·es d’être ambassadeurs·rices et d’en parler aux notaires. Il existe un Flyer spécial pour mettre à disposition dans les études notariales.
  • Ce qui fonctionne bien, ce sont les évènements avec les lycées et les collèges privés. Ils font souvent des cross, et c’est la vente de km par les élèves. Des opérations sont souvent organisées autour de Pâques, avec la vente de nourriture. L’association propose aux établissements d’identifier un rêve qui sera parrainé par l’opération. C’est une démarche qui fonctionne bien un peu partout.
  • Il existe d’autres courses : Paris, Lyon, Bordeaux.

Comment décrocher la reconnaissance d’Intérêt général

  • À l’époque, c’était un simple courrier auprès de la Préfecture.
  • C’est une démarche très administrative et très immatérielle.
  • L’association bénéficie de cette reconnaissance depuis 1994.
  • La RIG doit-être renouvelée régulièrement.

Comment décrocher la reconnaissance d’Utilité publique

  • C’est le Conseil d’Administration qui a décidé de s’investir dans cette tâche pour avoir un élément de différenciation. 2 000 associations en France bénéficient de la reconnaissance (RUP), c’est peu.
  • Sur l’aspect humain, c’est un élément de fierté, de reconnaissance du travail des salariés et bénévoles.
  • C’est un gros projet de 18 mois, co-piloté par Olivier avec une Administratrice.
  • Il a fallu modifier les Statuts de l’association en Assemblée générale extraordinaire (AGE), les adapter aux Statuts type du Conseil d’État. Exemple de changement majeur avec la démocratie indirecte : avant, tous les adhérents·es n’étaient pas invités à l’AG, les délégués·es territoriaux les représentaient. Or, c’est exigé pour la RUP.
  • Au milieu du travail sur les Statuts : il faut aller voir le Ministère de l’Intérieur, pour lecture et adaptation maximale aux attentes du Ministère.
  • Il y a eu cependant une marge de négociation, sur le quorum à atteindre pour que l’AG puisse délibérer. Comme les adhérents·es sont présents dans toute la France, l’association a demandé à faire baisser le quorum et augmenter le nombre de pouvoirs par adhérent·e présent. Requête acceptée par le Conseil d’État, eu égard à la spécificité de l’association.
  • C’est un exercice très long : il faut écrire, faire un effort de communication et détailler la manière dont fonctionne l’association. Mais cela permet de donner du sens : pourquoi on le fait, etc. ? Ce travail s’est transformé en livret d’accueil. Cela prend beaucoup de temps pour les personnes qui signent. C’est un dossier important, qui a beaucoup mobilisé en interne.
  • Le retour du décret accordant la RUP a été une véritable fête pour l’association !
  • La RIG doit-être renouvelée alors la RUP est beaucoup plus stable dans le temps.

Comment l’équipe est-elle managée ?

L’animation de l’équipe permanente

  • Un point collectif toutes les semaines et un point individuel tous les 15 jours et en fonction des besoins. Olivier réfléchit à la manière de changer un peu la dynamique des réunions. C’est un projet qui n’est pas encore été mis en œuvre.
  • Il y a besoin de place pour le management situationnel, selon les besoins : soit pour être plus directif soit pour amener l’équipe à trouver des solutions. Olivier à la volonté de développer un maximum d’autonomie. Les personnes sont capables de résoudre 80% des situations auxquelles elles sont confrontées.
  • L’équipe se forme régulièrement : en gestion de projets, communication bienveillante etc.
  • Il n’y a pas de profil type pour les Chargés·es de réalisation des rêves : « C’est une formation in vivo, sur le tas ! ». L’association accompagne cette équipe. 1 groupe d’analyse de pratique, avec une psychologue a été créé. Pour développer les compétences spécifiques, les compétences relationnelles, le cadrage, la prise de distance. Il faut rappeler que certaines situations sont humainement difficiles à entendre. L’équipe a besoin de prendre du recul.
  • 1 infirmière a été intégrée dans l’équipe depuis 2 ans. Son rôle est d’organiser les rêves et d’être l’interlocutrice privilégiée du personnel de santé. C’est une compétence nouvelle pour l’association. Une ressource dont l’association a besoin au quotidien. Cela rassure l’équipe, permet de comprendre l’univers des enfants malades et de mieux organiser la logistique des rêves.

Le lien avec les Centres Hospitaliers Universitaire (CHU)

  • Une soixantaine de CHU avec lesquels l’association est en lien.
  • Il n’y a pas d’animation de réseaux à proprement parlé, mais l’association entretient des liens prioritaires avec eux.
  • 1 bonne relation a été établie avec quelques personnes dans les hôpitaux, avec un contact individuel et des échanges d’informations.
  • Il s’agit de diffuser de l’information sans être trop intrusif.

La formation des Délégués·es territoriaux

  • Les délégations fonctionnent comme une association : 1 Délégué·e, 1 secrétaire, 1 trésorier. Ces 3 personnes ont l’obligation de venir au siège en formation. C’est le point de départ pour la transmission d’informations entre les salariés·es du siège et les bénévoles.
  • Cela permet de s’identifier et de créer du lien en plus. L’équipe leur demande de réfléchir à leur plan d’action.
  • Il existe encore des départements non couverts par l’association : un projet est en cours pour 3 nouvelles délégations.
  • Les territoires prioritaires sont ceux avec des CHU : Côte d’Or, Puy-de Dôme, Indre-et-Loire.
  • C’est une démarche fondamentale pour trouver des partenaires, des donateurs·rices etc.

Le soutien des personnalités médiatiques

  • L’association Rêves a bénéficié du soutien de personnalités médiatiques qui ont eu un impact important.
  • Les ambassadeurs·rices varient, au fil des besoins, en fonction des projets.
  • L’idéal, ce serait de bénéficier du soutien de plusieurs personnalités et ce, en ciblant en fonction des projets : cela représente moins de temps pour les personnalités qui sont très sollicitées et c’est plus facile pour gérer l’image. C’est aussi plus parlant et plus concret.
  • L’important, c’est d’identifier clairement les règles du jeu, pour rassurer la personnalité sollicitée, et de maintenir le lien sur la durée, en continuant à inviter la personne sur les évènements même si elle ne vient pas.

Le rôle spécifique d’Olivier, Directeur de l’association

  • C’est un métier dans lequel il faut être très polyvalent et se focaliser sur l’aspect humain.
  • Olivier considère que sa mission est de faire du lien : aller voir les personnes, les appeler, rester en contact.

« Il faut s’assurer de la clarté de ses propos. Afin d’être sûr que l’on se comprend bien. »

  • Olivier relève un autre point de vigilance : « que chacun soit dans son rôle, à sa place ».
  • Il est important pour les Administrateurs·rices soient en contact avec le terrain, de trouver les équilibres. C’est un réajustement au quotidien, qui demande beaucoup de lâcher prise.
  • Le plus important pour olivier, c’est de prendre du recul, et c’est possible en allant sur le terrain pour rencontrer les personnes et s’aérer l’esprit.

« Cela permet de me nourrir dans la mission et dans le travail. »

Les indicateurs du tableau de bord et de la mesure d’impact

  • L’indicateur principal est le nombre de nouvelles demandes qui arrivent. Cela permet de mesurer l’impact de la communication, de l’efficacité etc.
  • Il y a un débrief après chaque rêve.

Outils et méthodes de pilotage de l’association

  • Olivier apprécie particulièrement les outils digitaux.
  • Il utilise Trello : qui lui permet de noter les informations. Trello est un outil simple, qui permet d’organiser les idées, qui peut être consulté n’importe où, avec lequel on peut avoir plusieurs groupes différents. C’est un outil de gestion de projet très simple.

« J’ai l’angoisse de perdre une information. »

  • Olivier utilise un logiciel de gestion RH en ligne : 1€ par mois et par salarié. Pour les entretiens annuels et le management RH, cela facilite l’échange.
  • Olivier essaye d’anticiper au maximum. Il faut pour cela avoir au quotidien des temps pour gérer les urgences et planifier le calendrier. En fin de journée, Olivier utilise la méthode des 5 min : il met en place des auto-rendez-vous.

« La gestion du temps est une chose très personnelle. »

  • Il préfère venir tôt le matin pour ne pas être dérangé par le téléphone. Il est aussi plus concentré le matin, rythme personnel. Les réunions s’organisent plutôt l’après-midi.

 L’évènement signature

  • C’est la Journée Nationale des Rêves. Afin de faire connaître l’association et recueillir des dons. C’est une journée très simple.
  • L’association propose aux bénévoles d’organiser des actions. Tous les bénévoles de France organisent quelque chose la même journée et cela permet de communiquer sur cette journée.

Les livrables de l’association Rêves

  • Le site internet.
  • La revue papier, diffusée à 15 000 exemplaires pour 8 000 bénévoles, 2 fois par an. Le focus est fait sur des rêves, évènements, sujets d’actualité etc…
  • Le flyer assez générique.
  • L’album photo de la réalisation du rêve, réalisé pour les donateurs si la famille de l’enfant donne son accord.
  • Des fiches de missions génériques et de missions prioritaires : pour les bénévoles / Administrateurs·rices, afin de faciliter leur mission.
  • Des formations en interne, comme celle des Délégués·es territoriaux.

Teaser de l’épisode #13 « Meilleure pratique »

https://youtu.be/wkpQVi-FN_I

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